دبیرخانه

 

نام ونام خانوادگي: سركارخانم زهره حاجيوند
سمت: مسئول دبيرخانه
تحصيلات: ديپلم
تلفن: ۰۳۱۳-۲۲۲۲۱۲۷ داخلي ۲۰۸
شماره مستقيم:  
پست الكترونيك:  
مسير دستيابي به دفتر: حياط مركز نور -ساختمان اداري -طبقه اول

 

 

رسالت واحد:

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه عمليات ثبت و توزيع مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد ونظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده وصادره را درداخل وخارج مركز را تقبل مي نمايد.

  

 

 

 

اهم فعاليتهاي قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئي به ارباب رجوع و فاكس نامه هاي صادره و پاسخگوئي به مسئولين مركز و مديران در خصوص سوابق نامه ها

 

پرسنل تحت پوشش:

-  نامه رسان: آقای غلامرضا سعادت

-   بايگان: خانم زهره حاجيوند

 

 

 

 

فرايندهاي واحد دبيرخانه:

۱) ثباتي:

دريافت ثبت و ارسال نامه هاي وارده و صادره، دريافت ثبت و ارسال نامه هاي داخلي (دست نويس، ثبت و ارسال حكم مأموريتهاي پرسنلي، ثبت و تفكيك و ارسال احكام كارگزيني و پرسنل) دريافت و ارسال نتايج مكاتبات مشمولين وظيفه عمومي، انجام امور مكاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و كليه كميته هاي مركز، پاسخگوئي به ارباب رجوع بصورت حضوري انجام امور مربوطه دريافت و ارسال فاكس

۲) نامه رساني: كه به دو قسمت داخلي و خارجي تقسيم مي شود:

توزيع نامه هاي صادره و وارده به افراد ذينفع، ارسال و پست نامه و بسته هاي پستي (كليه مراسلات)

تفكيك نامه هاي قسمتها و واحد ها، ارسال و توزيع نامه ها به اشخاص و واحد هاي مختلف داخل و خارج از مركز واحد رسيد مكاتبات ارسالي و ... ارسال

(پست) صورتحسابهاي طرف قرارداد مركز، ارسال نتايج مشمولين كمسيون پزشكي نظام وظيفه ارسال و توزيع نامه هاي دفتر گروهاي مستقر در مركز، مراجع به بانكها و ديگر سازمانهاي دولتي مانند اداره دارائي، اداره بيمه، دادگستري و استانداري و ... جهت پيگيري امورات محوله، رابطه بين مكاتبات همه گروههاي آموزشي موجود در اين مركز با دانشكده پزشكي و ارتباطات با بيش از ۳۰۰ واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مركز

۳) امور تايپ:

تايپ و ويرايش انواع نامه هاي صادره مركز شامل صورتجلسات، كميته ها، نامه هاي ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و...

۴) بايگاني:

جمع آوري سوابق مكاتبات روزمره، كلاسه زدن، و بايگاني نمودن اسناد و سوابق مربوط، پي گيري سوابق، پاسخگوئي به مسئولين و ارباب رجوع در خصوص تهيه سوابق

 

 

شرح وظايف:

- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع كلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احكام كاركنان رسمي و پيماني و ارسال آن به واحدهای مربوطه

- تفكيك و توزيع نامه ها

- گرفتن فاكس و فاكس نامه ها

- تايپ نامه ها و يادداشتهاي اداري از روي پيش نويسهاي خطي

- تايپ بخشنامه ها و يادداشتها

- تايپ احكام پرسنلي
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی كه طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم كار بین كارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر كلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش كار دبیرخانه
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریكه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
ذكر اين نكته ضروري است كه در دبيرخانه علاوه بر نامه ها، نشريات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارك زير نيز ثبت و شماره مي شوند.